Um einen Beitrag für die Bremer Community zu leisten, kam die Idee auf, die Bremer Usergroups in die neue Location (Bornstraße, seit Juni 2012) zum grillen ein zu laden. Das Event wurde vom Vereinsmitglied und Usergroup-Manager der GDG Bremen - Steve Liedtke - vorgeschlagen. Dieser hat auch Einladungen verschickt und die Organisation des Events übernommen. Neben Steve haben weitere Vereinsmitglieder, wie Daniel Wendt-Fröhlich, Andree Brodt und weitere tatkräftig geholfen, um den Grillabend zu organisieren.

In diesem Abschnitt wird erklärt, welche Vorbereitungen getroffen wurden, um den Grillabend zu organisieren. Bei einem Vorbereitungstreffen wurden Notizen gemacht.

Im Vorfeld wurden E-Mail-Adressen der Usergroups oder ihrer Organisierer gesammelt und Einladungen verschickt. Dafür wurde eine standartisierte Vorlage (gegebenenfalls angepasst) benutzt. In diesen Emails wurde auch um ungefähre Teilnehmerzahl gebeten. Die Einladungen wurden mit einem Vorlauf von 1 Monat verschickt.

Gegeben waren beim Grillabend im Juni 2012:

• Location (Bornstraße 14/15) für bis zu 50 Personen (verteilt drin und draußen)
• Gasgrill

Besorgungen umfassten neben den offensichtlichen Würstchen, auch Bänke, Tische, Pavillions, etc. Die Besorgungsauflistung teilt sich demnach in Gegenstände und Verzehr.

Gegenstände:

• 2 x Bierzeltgarnitur
• 2 x Pavillion (3×3)
• Pappteller
• Wegwerf- Gabeln, Messer, Löffel

Verzehr:

• Würstchen
• Fleisch
• Kartoffelsalat (Billigmarke, nicht selbstgemacht)
• Weitere Salate
• Toast
• Getränke

Es wurde sich mit ca. 4 Personen ca. 3 Stunden vorher getroffen, um Pavillions, Bierzeltgarnituren, etc aufzubauen. Es wurde versucht von jeder teilnehmenden Usergroup jemanden des Organisationsteams in diesen Aufbau zu integrieren, allerdings hat dies aufgrund von zu spätem Auftauchen dieser Personen nicht geklappt. Von den verfügbaren 3 Stunden wurden 30 Minuten benötigt, bis alles aufgebaut war. Es hat sich allerdings herausgestellt, dass viele Teilnehmer schon 20-30 Minuten vorher auftauchten, wodurch eine Aufbauzeit von ca. 1,5 Stunden die bessere Wahl gewesen wäre.

In diesem Abschnitt soll der Ablauf des Grillabends grob skizziert werden.

Beim Grillabend waren drei Usergroups anwesend: Linux UG, Bremen.js und GDG Bremen. Diese waren alle zahlenkräftig vertreten, wodurch mit wenigen Vereinsmitglieder ca. 30 Personen erreicht wurde.

Der Aufbau begann 16 Uhr. Der Space war zu diesem Zeitpunkt dann auch offiziell geöffnet. Für 19 Uhr waren die Usergroup-Mitglieder/Interressenten eingeladen. Diese kamen teilweise schon 20-30 Minuten früher, aber teilweise auch mehrere Stunden später.

Den Usergroups wurde die Möglichkeit gegeben Flyer in den Space zu legen, um unter den Vereinsmitgliedern und -interessenten Interresse an der UG zu wecken. Dieses Angebot wurde von den Usergroups sehr gut angenommen. Die Usergroups Linux UG und GDG Bremen haben das Angebot angenommen.

Der Grill war ab 19 Uhr an und nutzbar. Es wurde gegrillt, gegessen, getrunken und natürlich sich ausgetauscht, teilweise auch sehr rege. Da der Verein die Kosten für den Verzehr noch nicht selber tragen konnte, wurde eine Spende von 1 € für Bratwurst, Fleisch und verschiedene Getränke vorgeschlagen. Im Anschluss der Veranstaltung, konnte durch die Spendeneinnahmen die Verzehrkosten gedeckt.

Der Grillabend war ein voller Erfolg. Alle Teilnehmer waren dafür den Grillabend in der Form, möglichst mit weiteren Usergroups, zu wiederholen. Es fördert die Kommunikation unter den UGs und pflegt auch den Kontakt zwischen dem Verein und der UGs.